Bestuursupdate

deze update van het bestuur was al even geleden te lezen in de Shuttle Express, maar bij deze ook even online. waar zijn we mee bezig?

Hieronder volgt een samenvatting van onze bestuursvergaderingen gehouden op 23 januari en 20 februari 2018. Openstaande of afgesloten actiepunten worden ook toegelicht.

De gemeente heeft ons subsidieverzoek verzilverd, hierbij en namens ons allen dank aan de gemeente Zeewolde.
Het aantal nieuwe leden groeit als verwacht en met het aantal potentiële maar nog niet officieel ingeschreven leden komen op uit op zo’n 100 actieve leden.
Sponsorcontract J3: Sponsorcontract is door het bestuur opgesteld.
Er zijn nieuwe initiatieven bij het bestuur ingediend, deze zullen aan de actie lijst worden toegevoegd zodat we de focus niet verliezen.
Het niet beschikbaar maken van de zalen om tijdens de kerstvakantie te mogen spelen heeft wat kritiek opgeleverd. Het bestuur heeft deze kritiek geëvalueerd en besloten om de laatste donderdag van de kerstvakantie toch gelegenheid tot vrij spelen te creëren. Het bestaande plan om tijdens de kerstvakantie niet te trainen wordt voortgezet.
Dinsdag avond Sinterklaas op 5 december was er ook geen gelegenheid om te trainen, dit wordt als een niet terugkomend toeval beschouwd alhoewel in 2018 Sinterklaasavond op een donderdag valt. Er zal vanuit het bestuur tijdig worden gecommuniceerd.
Beleidsplan seksuele intimidatie en VOG: De streefdatum is niet gehaald mede door het niet kunnen benoemen van een vertrouwenspersoon binnen de Zeewally “familie”. Er is besloten om de gegevens van de bond op onze site te publiceren en te blijven zoeken naar een vertrouwenspersoon binnen onze vereniging. De nodige administratieve taken zijn afgerond en de VOG voor de relevante personen zijn aangevraagd. Het doel is om deze actie voor eind maart rond te hebben.
Het vrijwilligersuitje “nieuwe stijl” is bijzonder goed bevallen, het budget wordt goed in de gaten gehouden zonder in te boeten op kwaliteit. Het uitje bij Jolanda in het buitengebied afgelopen december was bijzonder gezellig en zeer geslaagd. Het bestuur bedankt hierbij de familie van Maanen.
Vrijwilligersuitje 2018: Het volgende vrijwilligersuitje is gepland voor Vrijdag 29 Juni 2018, aan de vrijwilligers wordt hierbij gevraagd om deze middag/avond alvast te reserveren.
Het bestuur heeft besloten om te treden indien er leden terugkerend incorrect gedrag vertonen. Gedurende de juniorentrainingen en wedstrijden zij er voorvallen geweest waarbij er al gesprekken zijn gevoerd met de spelers en ouders. Onze vereniging maar ook onze samenleving is onderhevig aan veranderingen en dit valt soms niet mee. Het is zaak van het bestuur en ons allen om het algemeen belang te dienen en deze veranderingen zo goed mogelijk te managen.
Training voor gevorderden en beginnende recreanten: De geplande trainingen voor beginners hebben niet zoals gepland plaatsgevonden, het is lastig om dit te organiseren en als het eenmaal wordt ingepland zijn er vaak geen voldoende spelers om echt efficiënt te trainen. Het bestuur wil het systeem veranderen waarbij er vaste dagen zullen worden ingepland, de leden die dan willen trainen kunnen dit beter inplannen en zodoende wordt ook de verantwoordelijkheid gedeeld.
ALV 2018: Dit jaar staat de Algemene Leden Vergadering gepland voor dinsdag 27 Maart, de uitnodigingen zullen tijdig worden verstuurd maar plan deze vergadering alvast in je agenda. Zorg dat je erbij bent!
Het bestuur heeft de huidige statuten geëvalueerd en besproken. Het document zal aan alle leden tijdig voor goedkeuring worden aangeboden, na goedkeuring door de leden in onze ALV zal het juridische traject worden ingegaan.
Het bestuur heeft een organigram samengesteld zodat alle betrokkenen weten bij wie ze moeten zijn en wat het verwachtingspatroon is, op deze manier zal de interne en externe communicatie verbeteren. Het organigram zal tijdens de ALV worden besproken en uitgelegd, bovendien zal dit document worden gepubliceerd op onze site.
De Senior Competitie leiding is vacant, Rianne en Denise hebben het bestuur gevraagd om andere kandidaten hiervoor te zoeken daar beiden de volgende tijd andere prioriteiten hebben. Het bestuur wil hierbij Rianne en Denise bedanken voor alle werkzaamheden en inzet gedurende de afgelopen tijd.
Ook de bestuursfunctie van Secretaris komt voor de zomer vacant te staan, Nick voorziet privé een bijzondere drukke tijd waarbij Zeewally even op een wat lagere prioriteit komt te staan. Ook Nick willen we van harte bedanken voor zijn werk en inzet binnen de vereniging.
De Wet Privacy en gegevensbeheer heeft een behoorlijke impact op de manier waarop we nu binnen Zeewally met elkaars gegevens omgaan. De implementatie van deze wet binnen Zeewally wordt per ommegaande opgepakt waarbij de leden zullen worden geïnformeerd.
Onze hoofdtrainer Andy heeft om persoonlijke redenen besloten om te stoppen, afgelopen dinsdag 20 februari was hij voor het laatst. Het bestuur heeft geen reactietijd gekregen om hierop te reageren maar er inmiddels een plan om een passende hoofdtrainer te vinden. Inmiddels wordt zijn werk voortgezet door Thomas Sibbald, samen met Peter van den Bedem en Erwin van de Beek.